Como arquivar emails no Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Quanto mais você usa sua caixa de correio do Microsoft Outlook, mais ela cresce. Se você pensar bem, é bastante semelhante a como os papéis tendem a se acumular em sua mesa. Mas o que você pode fazer quando a pilha fica tão grande que precisa ser tratada? Bem, na vida real, você pode reservar um tempo para classificar cada documento e armazenar os papéis que são importantes, enquanto descarta os menos importantes. Felizmente, você pode recriar o mesmo processo no Outlook.

Sem exceção, todas as versões do Outlook oferecem suporte ao arquivamento. Ainda mais, você tem várias opções quando se trata de arquivar seus itens no Outlook. A maneira mais conveniente é usar o recurso AutoArquivar para lidar com mensagens, compromissos e tarefas mais antigos. Outra maneira de fazer isso é usar o arquivamento manual para mover as mensagens para uma pasta específica. Mas a maneira mais rápida é usar o Arquivo botão localizado no Arquivo Cardápio.

Lembre-se de que o Outlook mantém uma pasta padrão para fins de arquivamento que não pode ser excluída. Arquivar seu e-mail ajudará você a manter uma loja limpa, facilitando a busca por e-mails antigos e, ao mesmo tempo, mantendo sua caixa de entrada organizada.

Abaixo, você encontra uma série de guias que o orientarão no processo de arquivamento de itens no Outlook de todas as maneiras possíveis. Vamos começar!

Método 1: arquivar manualmente mensagens com uma única ação

Este método é a maneira mais rápida de mover uma ou mais mensagens para a pasta Arquivo. Esses arquivos arquivados permanecerão acessíveis através da caixa de pesquisa ou navegando manualmente para o Arquivo pasta. Os itens arquivados também podem ser visualizados em dispositivos móveis visitando o Arquivo pasta. Aqui está um guia rápido sobre o arquivamento manual de itens no Outlook 2016:

1. Abra o Outlook e selecione uma ou mais mensagens em seu Caixa de entrada ou qualquer outra pasta.
2. Clique no Arquivo ícone dentro do Excluir grupo. O ícone de arquivo só é visível dentro da faixa de opções no Outlook 2016.
   Nota: Você também pode acertar o Tecla de retrocesso para alcançar o mesmo resultado.
3. Você deve ser capaz de encontrar suas mensagens dentro do arquivos pasta.
   Nota: A pasta Archive é criada automaticamente, mesmo que você nunca a tenha usado antes. Se você não consegue ver a pasta Arquivo, vá para Arquivo> Conta do Office> Opções de atualização e clique em Atualize agora .

Método 2: Usando o recurso AutoArquivar

O Outlook possui um recurso automático capaz de arquivar itens denominado AutoArquivar. Este recurso pode ser programado para arquivar itens em intervalos regulares. Todas as versões do Outlook têm suporte para arquivamento. A diferença é que o recurso AutoArquivar está desativado por padrão no Outlook 2010 e posterior.

Depois de AutoArquivar estiver habilitado, os usuários podem definir propriedades para cada pasta que desejam arquivar. Lembre-se de que, ao arquivar um e-mail, ele será movido para outro arquivo PST e não estará mais disponível no arquivo PST principal. Aqui está um guia rápido sobre como ativar e usar o AutoArquivar:

Como habilitar e configurar o AutoArquivar

1. Virar AutoArquivar on, navegue para Arquivo> Opções . Assim que estiver dentro do Outlook Configurações , Clique no Avançado guia para trazê-lo para frente e, em seguida, clique em Configurações de AutoArquivar .
   Nota: No Outlook 2007 e anteriores, você pode encontrar o AutoArquivar configurações em Ferramentas> Opções> Outro .
2. Se tudo estiver esmaecido, você precisa marcar a caixa ao lado de Executar AutoArquivar a fim de habilitar AutoArquivar.
   
3. Agora é hora de configurar como o AutoArquivar se comportará. Comece escolhendo com que freqüência você deseja que o Auto Archive seja executado. O padrão é 14 dias, mas se quiser mantê-lo limpo, defina-o entre 2 e 6.
   
4. Se você deseja ser notificado antes de iniciar o AutoArquivar, marque a caixa ao lado de Avisar antes de o AutoArquivar ser executado . É uma boa ideia ativar essa opção, pois o arquivamento automático pode interferir no seu trabalho.
   
5. Para evitar encher seu arquivo com e-mails desnecessários, é uma boa ideia sair Excluir e-mail expirado marcado . Se você desabilitar Arquivar ou excluir itens antigos, apenas mensagens expiradas serão completamente excluídas.
   
6. Se você deseja que sua pasta de arquivo fique visível dentro do Outlook, você precisa habilitar Mostra a pasta de arquivo na lista de pastas.
   
7. Agora defina as configurações de pasta padrão para arquivamento.
8. Em seguida, ative o botão de alternância próximo a Mover itens antigos para e clique Squeaky toy para definir o caminho para onde você deseja que seus itens sejam arquivados. Acertar Está bem para confirmar suas configurações.
   

Depois de habilitar e configurar o recurso AutoArquivar, ele fará automaticamente seu trabalho no devido tempo. Você pode confirmar que está funcionando verificando se o Arquivos pasta está sendo preenchida.

Configurando propriedades de AutoArquivar para pastas individuais

Depois de terminar de configurar o recurso AutoArquivar, você pode adicionar uma camada extra de controle definindo propriedades específicas para cada uma de suas pastas. É uma prática comum para pastas como Itens deletados ou Spam para usar propriedades de AutoArquivar diferentes da pasta de e-mail principal.
Nota: Se você não definir configurações individuais de AutoArquivar para uma pasta, ele usará automaticamente as configurações globais de AutoArquivar definidas acima.

Aqui está um guia rápido sobre como definir propriedades individuais de AutoArquivar para uma pasta:

1. Clique com o botão direito na pasta que deseja tratar preferencialmente e clique em Propriedades.
   
2. Clique no AutoArquivar guia para trazê-lo para frente. Aqui você tem uma seleção de configurações que se aplicam exclusivamente a esta pasta.
   
3. Você pode desativar o recurso AutoArquivar para esta pasta clicando em Não arquive itens nesta pasta .
   
4. Para substituir as configurações globais de AutoArquivar, clique em Arquive esta pasta usando estas configurações e faça suas modificações abaixo. Clique Aplique para confirmar suas configurações.
   Nota: Lembre-se de que essas configurações não se aplicam a nenhuma das subpastas desta pasta específica. Você precisará modificar cada um.

Método 3: Arquivando e-mails manualmente usando ferramentas de limpeza

Se você não é um grande fã de automação, há uma solução intermediária que permitirá que você arquive em massa com ainda mais controle. Com esse método, você pode arquivar uma pasta inteira junto com suas subpastas. Se não quiser esperar que o AutoArquivar seja iniciado, você mesmo pode fazer isso e escolher onde deseja salvá-los. Aqui está o que você precisa fazer:

1. Clique no Arquivo guia e vá para Informações e expanda o menu suspenso de Ferramentas de limpeza. Selecione Arquivo no menu suspenso.
   
2. Selecione Arquive esta pasta e todas as subpastas e clique na pasta que deseja arquivar.
   
3. Se você quiser que todos os seus dados do Outlook sejam arquivados, clique no seu endereço de e-mail no topo da lista.
   
4. Use o menu suspenso ao lado de Itens de arquivo com mais de para selecionar a última data para os itens a serem arquivados. Todos os itens anteriores à data definida neste menu serão arquivados.
   
5. Você pode arquivar itens que foram previamente excluídos do arquivamento automático marcando a caixa ao lado de Incluir itens com AutoArquivar .
   
6. Use o Squeaky toy para definir o caminho onde deseja que o arquivo PST seja salvo. Clique Está bem para iniciar o processo.
   

Você perceberá em breve que alguns e-mails serão movidos de suas pastas padrão para o arquivo pst arquivado.
Nota: O arquivo arquivado deve se tornar acessível no Outlook como uma pasta. Se por algum motivo não for Arquivo e clique Abrir e exportar . Então, clique em Abra o arquivo de dados do Outlook , navegue até o local do seu arquivo e clique Está bem .